Text mining kan føre informationsspecialister ind på nye områder

af Sabrine Mønsted

I Novo Nordisk satser leder af informationsafdelingen GLIA Rikke Andreasen på en ny søgeteknik – text mining – for at klæde informationsspecialisterne på til at indtage nye områder i virksomheden.  

Leder af Novo Nordisk informationsafdeling GLIA, Rikke Andreasen, har tidligere været ansat i Ferring, Nycomed og Takeda som afdelingsleder. Når hun ansætter nye medarbejdere, handler det meget om ansøgerens mindset. Foto GLIA

Der er et utal af virksomheder i tredjeverdenslande som for eksempel Indien, der tilbyder søgninger og analyser af informationer til store virksomheder. Dermed er de i konkurrence med informationsspecialisterne i Novo Nordisks interne informationsafdeling GLIA (Global Information & Analysis). Men der er klare hjemmebanefordele, mener leder af afdelingen i Bagsværd Rikke Andreasen.

- Vi kender forretningen og ved, hvad der foregår i forskningen. Vi ved, hvilke personer man kan trække på, og kan forbinde folk og informationer, fordi vi har en historisk og kontinuerlig viden om virksomheden. Dem, der bestiller opgaven, skal ikke bruge dagevis på at forklare os konteksten. Desuden har vi adgang til meget mere data end en ekstern virksomhed, siger Rikke Andreasen, der blev leder af GLIA i 2014. Hun måtte i 2016  skære afdelingen fra 34 til i dag 20 ansatte og samtidig lukke den fysiske del af biblioteket på grund af økonomiske prioriteringer i Novo Nordisk.

De har ifølge Rikke Andreasen skåret ind til kerneydelserne, som er informationssøgning og analyser og digitalt at stille materialer til rådighed for brugerne. For langt de fleste af GLIA’s 40.000 brugere er sidstnævnte den eneste kontakt, de har med afdelingen, eventuelt suppleret med en virtuel kontakt gennem helpdesk, mail, telefon eller Skype.

- Vi tilbyder mere end 1.000 tidsskrifter og mange hundrede databaser, så vores arbejde er at sørge for en infrastruktur, der gør, at brugerne let kan betjene sig selv og glide fra den ene platform til den anden, eller at du som Novo-medarbejder let kan få adgang, lige meget om du sidder derhjemme eller i en lufthavn i USA.

Informationer i en nøddeskal

Den anden halvdel af GLIA’s butik er informationssøgning og analyser. Her er medarbejderne for eksempel tilknyttet større forskningsprojekter, eller de laver analyser til intern brug, for eksempel en månedlig analyse til kommunikationsafdelingen om nyhedsdækning og reaktionerne herpå.

- Vi trækker ikke kun informationerne ud, men bearbejder dem, så ikke alle medarbejdere i en afdeling skal tygge sig igennem dem. Det resultat, vi afleverer, er informationerne i en nøddeskal.    

GLIA ligger budgetmæssigt placeret i forskningen i Novo Nordisk, men medarbejdernes opdrag er at understøtte alle dele af forretningen som for eksempel kommunikationsafdelingen, Medical Affairs eller de lokale salgskontorer. Kun hvis det er meget store, komplekse opgaver uden for forskningsregi, tager de betaling fra andre afdelinger. 

- Det kan for eksempel være en analyse, hvor vi gennemgår alle videnskabelige publikationer inden for et bestemt medicinsk område for at afsøge, om der er gode effekter ved Novo Nordisks produkter, der mangler publikationer om, siger Rikke Andreasen.

- Det er et eksempel på en type opgaver, som tidligere blev løst af et eksternt bureau, men hvor vi har sagt, at det kan vi gøre bedre, siger Rikke Andreasen. Hun mener, at GLIA kan indtage flere nye områder i virksomheden, og text mining er det redskab, der blandt andet skal åbne dørene.

- Text mining er en meget kraftfuld søgeteknik. Fordelen er, at du kan søge i kæmpestore datamængder, i ustrukturerede typer af data og i en blanding af offentlige og interne data. Og det går meget hurtigere end klassisk søgning, siger Rikke Andreasen. I GLIA’s amerikanske søsterafdeling er de langt med at bruge text mining. Og et eksempel på effektiviteten er, at hvor afdelingen normalt ville afsætte alt mandskab en hel weekend op til en stor diabeteskonference for at hjælpe forskerne med at få overblik over, hvad der er relevant for den enkelte i de over 6.000 sessioner og abstracts, så kan de nu putte alle dataene ind i et system, og én medarbejder kan få samme svar på én eftermiddag.  

- Det betyder, at vi i stedet kan bruge tiden på at fortolke resultaterne og give folk en kvalificeret »suppeterning« med relevant information. Det kan også være fejlfinding i data på kliniske studier, hvor der ofte er skemaer, der er udfyldt forkert eller mangelfuldt. I stedet for at vi sidder tre medarbejdere med risiko for, at vi ikke leder efter den samme slags fejl, så kan systemet foretage søgningerne systematisk og effektivt. Det åbner op for så mange spændende muligheder, siger Rikke Andreasen, men erkender dog, at det er en søgeteknik, der er meget krævende at sætte sig ind i, så det er en ledelsesmæssig beslutning at efteruddanne alle medarbejdere, der arbejder med søgninger, i den teknik. 

- Søgeteknisk er det grundlæggende helt anderledes end den klassiske søgning, derfor kører vi et fokuseret forløb. Vi har haft to dages intensiv træning, og hver anden fredag er der afsat en time til sammen at lave søgninger og dele tips og tricks.

Tag konsulentjakken på

For at få succes med at indtage nye områder er medarbejderne nødt til at være mere progressive og gøre opmærksom på, hvor de kan gøre en forskel i virksomheden.

- Det hjælper ikke noget, at vi er super gode til at søge og analysere, hvis der ikke er nogen, der hører om det. Vi skal arbejde mere konsulentagtigt, og derfor har vi arbejdet sammen med Rambøll om at ruste medarbejderne til at gå ud og »sælge« det, vi bidrager med, siger Rikke Andreasen.

- Vi skal være opsøgende. Det kan være lige at tage samtalen over en kop kaffe i stedet for på mail, for når vi lytter til, hvad brugerne laver, kan vi sige: »Hov, jeg kan høre, at du arbejder med store mængder data, her kan vi bidrage. Brugerne ved sjældent, hvad de har behov for, fordi de ikke ved, hvad vi rent faktisk kan tilbyde dem af hjælp, siger Rikke Andreasen.

Og det er højt specialiseret det, de tyve ansatte i GLIA kan byde ind med. De er en blanding af fagligheder fra bibliotekar DB’ere, cand.scient.bibl.ere til humanbiologer og kemikere.

- Det er altid en afvejning, når man ansætter, om man vil have én, der eksempelvis kan det medicinskfaglige eller det søgefaglige. Uanset hvad skal vi lære vedkommende op, så det er en vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvor der er kortest vej til målet i forhold til, hvad det er for en type opgaver, de skal løse, siger Rikke Andreasen. Men de styrker, hun ser, at kandidater fra IVA har, og som hun råder nyuddannede til at slå på i deres jobansøgning, er, at de kan håndtere data og information.

- Det er ikke trivielle kompetencer at kunne arbejde struktureret med information eller vide, hvordan en database er bygget op, og hvorfor det er godt at søge i metadata. Netop det kan jeg ikke få øje på mange andre på arbejdsmarkedet, der kan. Informationsspecialisterne har en niche, og de er jo ikke kun ansat i GLIA, men mange steder i Novo Nordisk, også til for eksempel elektronisk dokumenthåndtering, siger hun.

Derfor mener Rikke Andreasen, der sidder i IVA’s aftagerpanel, at de kompetencer, hvor IVA-studerende adskiller sig fra andre uddannelser, skal dyrkes endnu mere på studiet.

- Også gerne med bedre mulighed for at kombinere informationskompetencerne med andre fag og for at lære konkrete værktøjer som text mining eller citationsanalyse. Det vil styrke deres profil.

Værdien af korrekt information?

For Rikke Andreasen er den største ledermæssige udfordring at anskueliggøre værdien af GLIA’s arbejde.

- Når der bliver lagt budgetter, så skal der tal på bordet. Det er det sprog, der bliver talt, og tallene skal gerne tydeligt fortælle, hvorfor det er mere værdifuldt at have os her internt i Novo Nordisk end at købe vores ydelser ude i byen.

En udfordring, GLIA ikke er alene med. Det er faktisk den største for informationsafdelingen i farmavirksomheder globalt. Rikke Andreasen er med i en erfa-gruppe for 25 af verdens største farmavirksomheder, og det fylder meget, hvordan de kan måle og vise deres effekt.

- Farmavirksomheder arbejder jo på den lange bane. Hvad er værdien af, at vi hjælper med at finde de rigtige informationer i dag til et projekt, der måske tidligst ender med et patent om ti år? Det er svært at sætte to streger under. Men vi tæller det, vi kan, og samler statements fra kunderne om, hvad vores bidrag betyder, og så skal vi lære af konsulenthuse, hvis job er at måle og veje den her slags ting.   


Skriv en kommentar