Records Management beskytter virksomheder

af Anette Lerche

Det er først, når en virksomhed eksempelvis taber en retssag eller mister en forretningsmulighed, fordi der ikke er styr på dokumenterne, at ledelsen ansætter en Records Manager. Men BF’s miniuddannelse i Records Management skal hjælpe BF’ere til at få virksomhederne til at ansætte dem, inden det er gået galt.

Tine Weirsøe

BF har siden 2016 udbudt en miniuddannelse i Records Management, og uddannelsen har haft godt 125 kursister igennem. Og der er god grund til at vise interesse for området, mener underviser og konsulent i Scandinavian Information Audit Tine Weirsøe, for der vil komme flere og flere jobs inden for Records Management. Både i det private og det offentlige. Men det er også et område, hvor det er nødvendigt, at man som informationsspecialist tilegner sig flere kompetencer end dem, man naturligt har med fra sin uddannelse, for at kunne få et job som Records Manager. Og det er netop disse kompetencer, moduluddannelsen særligt fokuserer på.

DET, VIRKSOMHEDEN IKKE KAN TÅLE AT MISTE
- Uddannelsen lægger vægt på den forretningsorienterede tilgang. Her mener jeg både i forhold til den offentlige og private sektor. Det handler om at have forretningsforståelse, kunne prioritere og have tanke på bundlinje og målsætninger. Det er ikke traditionelt områder, informationsspecialister er så stærke inden for, siger Tine Weirsøe. På kurset arbejdes med business drivers i forhold til Records Management – altså det, der »driver« virksomheden til at dokumentere, og hvordan man over for virksomhedens ledelse belyser, hvorfor det er så vigtigt at arbejde med for eksempel risikoscenarier. Essensen af Records Management er nemlig at kunne vurdere, hvilke records der er kritiske at miste for en virksomhed, og hvilke der skal prioriteres.

På kurset præsenterer Tine Weirsøe praktiske eksempler på Records Management fra sit mangeårige arbejdsliv som konsulent, og hendes erfaring er, at det typisk først er når virksomheden står på den brændende platform, at ledelsen får øjnene op for, hvorfor Records Management er så afgørende.

Deltagerne fremhæver ud over det faglige indhold på kurserne også den gode mulighed for at udvide det faglige netværk. Du kan se i BF’s kalender, hvornår de næste forløb starter.

TRUENDE RETSSAGER OG PATENTER I FARE
- Jeg har en case med i undervisningen, der handler om en virksomhed, der har udfordringer på flere områder. Den har problemer med et patent, hvor den ikke har overblik over udviklingsdokumentationen, fordi udviklingschefen og hans sekretær har forladt firmaet. Samtidig er der truende retssager fra konkurrenter, og endelig er der problemer med nogle maskindele til en tekstilfabrik i Østen, hvor virksomheden mangler dokumentation for, at man har tjekket op på sine underleverandører. Her bliver firmaet sat ind i en CSR-sammenhæng (social- og miljømæssig ansvarlighed, red.), hvor dårlig omtale truer, hvilket påvirker ledelsen og aktiekursen meget. Virksomheden skal altså have styr på rigtig mange ting, og her kommer en Records Manager ind i billedet, forklarer Trine Weirsøe.

For at få overblik over virksomhedens Records Management-udfordringer laver man en auditering (revision af virksomheder, leverandørers og partneres processer, arbejdsgange, sikkerhed, dokumentation og data, red.), hvor man gennemgår virksomheden fra A til Z. Herefter udarbejder man som Records Manager en prioriteret aktionsliste over, hvad skal der gøres for at få styr på udfordringerne med dokumentation. Her kan det eksempelvis vise sig, at man skal have nye it-systemer, flytte arkiver, opgradere kompetencer og indføre en ny governance – altså en politik for, hvor lang tid og hvor man skal opbevare forskellige typer af informationer.


Kursusdeltagerne
BF har haft seks hold igennem – i alt godt 125 deltagere – eksempelvis studerende, der ikke synes, de får dækket denne del af fagligheden i deres undervisning, eller folkebibliotekarer, ledige og informationsspecialister, der ønsker at arbejde inden for området, samt andre fagligheder, der allerede arbejder med området.

LÆR AT KOMMUNIKERE TIL FORRETNINGEN
- Min erfaring er, at det typisk er de virksomheder, der har mistet en forretningsmulighed, haft myndighedsinspektioner (eksempelvis Stat eller Datatilsynet), været igennem en retssag eller har oplevet dårlig medieomtale, som ansætter en Records Manager. For offentlige virksomheder kan det være undersøgelser fra Rigsrevisionen eller Datatilsynet, der skaber handling. Der er få virksomheder, der er proaktive på området, og derfor arbejder vi også med den gode argumentation. Så man som jobsøgende Records Manager kan sætte ord på, hvilke behov man løser for en virksomhed, siger Tine Weirsøe.

Men kurset giver også indblik i de værktøjer, man bruger inden for Record Management. Der gennemgås de ISO-standarder (ISO, International Organization for Standardization, verdensomspændende sammenslutning af nationale standardiseringsorganer, red.), som danner rammen om arbejdet med Records Management og sætter retningslinjerne for, hvordan man eksempelvis udarbejder en risikoanalyse, så det kun er de nødvendige data, der gemmes, og kun så længe det er nødvendigt.

- Records Management handler også om at balancere eksempelvis juridiske krav med forretningsbehovet i virksomheden, som kan være videndeling.

- Vi giver også kursisterne organisations- og procesforståelse, mens alt det omkring informationssøgning og metadata er noget, som informationsspecialister kan på forhånd. Vi fokuserer på de kompetencer, de ikke har, og på hvordan de kommunikerer om deres område, og på den måde giver vi dem mod på at søge andre jobs. Jeg er selv uddannet bibliotekar og kender deres faglighed.

Udviklingen for BF’ernes arbejdsmarked er færre jobs på det traditionelle arbejdsmarked i form af biblioteker og i en langt mere bred retning. Og det er en udvikling, Tine Weirsøe gerne vil støtte BF’erne i. Lige som hun håber, at kurset hjælper BF’s medlemmer til lettere at kunne skifte sektor.
Records Management i det offentlige og private
Både offentlige og private virksomheder bruger Records Management. I det private er motivationen at have styr på de nødvendige og lovmæssige records i et livscyklusperspektiv. I det offentlige – der ofte har sagsbehandling og persondata – har man store krav til området. Men man læner sig meget op ad esdh-systemerne og er udfordrede af, at det ofte er sagsbehandlere, der også står for journalisering. Begge sektorer har fokus på håndtering af persondata.

Skriv en kommentar