Optjening af ferie, afvikling og varsling

På det statslige område gælder Cirkulære om ferieaftalen af 9. november 2005 og visse dele af ferieloven. Ferieloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 762 af 27. juni 2011 gælder i det omfang, den ikke udtrykkeligt er fraveget ved ferieaftalen. Ferieaftalen, der indeholder bestemmelser om de særlige feriedage, er altså alene et supplement til ferieloven.

Overenskomstansatte bibliotekarer, tjenestemænd eller tjenestemandslignende ansatte har ret til ferie efter ferieaftalen og følger de samme regler, dog er der fortsat enkelte særlige bestemmelser for tjenestemænd.

Optjening af ferie og særlige feriedage
Ret til ferie optjenes på grundlag af beskæftigelse i optjeningsåret, som følger kalenderåret. Den optjente ferie afholdes i det efterfølgende ferieår, som løber fra 1. maj til 30. april.
For hver måneds beskæftigelse optjener den ansatte 2,08 dages betalt ferie. For ansættelsesperioder under 1 måneds varighed optjener den ansatte 0,07 dags betalt ferie for hver dags ansættelse, dog maksimum 2,08 dage pr. måned. Den ansatte vil således i et helt optjeningsår optjene ret til 25 dages betalt ferie, svarende til 5 ugers ferie.

Desuden optjenes 0,42 særlig feriedag for hver måneds ansættelse i optjeningsåret, hvilket svarer til 5 særlige feriedage årligt. 
Ved ansættelse i dele af en måned optjenes en forholdsmæssig andel af 0,42 dag.
Såvel ferie som særlige feriedage optjenes uafhængigt af beskæftigelsesgraden.

Feriens afvikling
Den ansatte har ret til at holde 3 ugers samlet ferie i ferieperioden, der løber fra den 1. maj til den 30. september. Denne del af ferien kaldes hovedferien. De resterende 2 ugers ferie kan gives på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af ferieåret - også før hovedferien.
Der er nu mulighed for ved aftale med arbejdsgiveren at tilrettelægge ferien mere fleksibelt således, at hovedferien kan placeres uden for ferieperioden, og at den kan deles. Dog skal 2 uger gives i sammenhæng. Den resterende del af hovedferien kan gives som enkeltdage, og restferien kan deles eller afholdes som enkeltdage. Det forudsætter, at den ansatte indgår aftale herom med arbejdsgiveren.

Særlige feriedage kan afholdes efter den ansattes ønske, men skal dog aftales med arbejdsgiver. Særlige feriedage kan afholdes samlet, som enkeltdage eller som brøkdele af dage.

Placering af ferie

Det er arbejdsgiveren, der i sidste ende bestemmer på hvilket tidspunkt, ferien skal holdes. Arbejdsgiveren har imidlertid pligt til at indgå i en forhandling med den ansatte og skal tage hensyn til den ansattes ønsker ved feriens placering. Arbejdsgiveren skal tage særlig hensyn til den ansattes ønsker om, at hovedferien holdes i den ansattes barns skolesommerferie. Arbejdsgiveren har imidlertid også ret til at tage hensyn til arbejdets udførelse, når ferien tilrettelægges.

Tidspunktet for afvikling af særlige feriedage inden for ferieåret fastlægges mellem den enkelte ansættelsesmyndighed og de ansatte. Hvis dagene ikke er holdt og afviklingstidspunktet ikke er fastlagt senest 1. januar, kan ansættelsesmyndigheden varsle dagene afholdt med 1 måneds varsel.

Hvornår begynder og slutter ferie?

Det er udtrykkeligt fastsat i ferieloven, at ferien starter ved arbejdstids begyndelse den første feriedag (f.eks. mandag morgen) og slutter ved arbejdstids ophør den sidste feriedag (f.eks. fredag eftermiddag).

Varsling
Arbejdsgiveren skal varsle ferien så tidligt som muligt. Hovedferien skal varsles med mindst 3 måneder, og den ansatte skal have meddelelse om øvrige feriedage (restferie) senest 1 måned før feriens begyndelse.

Der er mulighed for, at den ansatte ved individuel aftale med arbejdsgiver kan aftale, at der skal gælde andre varslingsregler end fastsat i ferieloven, som f.eks. kan gælde en konkret ferie eller kommende ferier.
Når arbejdsgiveren først har varslet ferien, er det et løfte, og ferien kan som udgangspunkt herefter ikke aflyses eller flyttes.
Særlige feriedage skal blot varsles "så tidligt som muligt".

Ændring

Arbejdsgiveren kan undtagelsesvis ændre fastlagt ferie, når der foreligger ganske særlige omstændigheder, der gør, at institutionen har brug for den ansattes arbejdskraft. Det vil normalt ikke være tilstrækkeligt, at der er opstået sygdom blandt de tilbageværende medarbejdere. Hvis planlagt hovedferie ændres uden den ansattes samtykke med et varsel på mindre end 3 måneder, har den ansatte ret til kompensation på 1,8 times betalt frihed for hver omlagt feriedag. Det samme gælder restferie, der omlægges med mindre end 1 måneds varsel. Hvis ændringen sker efter, at den ansatte allerede er påbegyndt sin ferie, har den ansatte krav på kompensation med 3,6 timers betalt frihed pr. omlagt feriedag. Hvis ændringen medfører udgifter for den ansatte, f.eks. afbestilling af sommerhus, skal arbejdsgiveren erstatte tabet.

Principper for afvikling af ferie
Der gælder et almindeligt princip i ferieaftalen omkring afvikling af de forskellige former for ferie: Ferie, der er overført fra et ferieår til et efterfølgende ferieår, afholdes altid først. Herefter afholdes ferie, hvortil der er optjent ret til løn eller feriegodtgørelse og til sidst afholdes eventuel suppleringsferie.