Gå til sidens indhold

Det kan koste dyrt at misse et informationsspor

Anna Stina Lanne er ekspert i at indsamle og sikre dokumenters informationsspor og i at oversætte brugernes behov til systemerne. Kort sagt er hun bindeled mellem menneske og teknik.

Indsigt i strukturer og systemer, forståelse for slutbrugernes behov toppet med viden om forretning og bundlinje er en cocktail, mange store virksomheder har fået smag for. I energivirksomheden Ørsted er der ansat mere end 30 informationsspecialister. Mange af dem er ansat i afdelingen Document and Records Management Business Excellence. Her er Anna Stina Lanne ansat som business application manager, og hun har været med til at udvikle et helt nyt records management-system i Ørsted, så det passer til de mange faser, der er i at bygge og drive enorme vindmølleparker og gøre viden og erfaringer tilgængelige på tværs af virksomheden.

- Vi skal ikke opfinde den dybe tallerken i projekterne, hvis arbejdet er lavet i et andet projekt. Det kræver, at vi kan fremfinde viden på tværs af hele virksomheden. Min rolle er at have forståelse for forretningen. Det er Ørsteds grundlæggende formål, der afgør, hvilke dokumenter, der er de vigtigste for virksomheden, og hvordan de skal sikres og genbruges. Det er for eksempel vigtigt at have styr på, hvad der er baggrunden for beslutninger og at sikre dokumenters informationsspor. Så man ved, hvem der har skrevet dokumentet, hvem der har godkendt det, hvem der har ændret i det, og hvad der er besluttet. Derfor skal systemet sikre, at medarbejderne kommer igennem procedurer, der gør, at vi ikke misser de her spor af information. Det er nødvendigt for at kunne bygge og drifte vindmølleparker effektivt og sikkert, siger Anna Stina Lanne. Og det kan være dyrt, hvis noget går tabt.

- Hvis vi ender i en retssag, skal vi kunne genfinde dokumenter, der dokumenterer alle processer og beslutninger. Når vi for eksempel sælger vindmølleparker til en partner, så øges værdien, hvis dokumentationen er i top, og når vi ved, hvordan vindmøllerne er byggede, kan nedmonteringen efter 20-30 års drift foregå uden store og dyre overraskelser.

OVERBLIK OG SYSTEMPERSPEKTIV
Det er Anna Stina Lannes opgave at oversætte de konkrete behov, som virksomheden og medarbejderne har i de store vindmølleprojekter, til funktionaliteter i systemerne. Og det er en balance, for systemet skal være effektivt og nemt for brugerne og helst skræddersyet til deres behov, men samtidig opfylde lovpligtige krav om dokumentation og behov, som kan gavne andre steder i forretningen eller skabe værdi på sigt.

- Gør vi noget super nemt ét sted i systemet, kan vi miste vigtig information andre steder. Det kan vise sig meget værdifuldt, at vi kan genfinde bestemte tegninger eller dokumenter om tre år, som lige nu ikke synes så vigtige i et konkret projekt og derfor anses for en lidt besværlig eller bureaukratisk proces, siger Anna Stina Lanne. Her er det hende og hendes kolleger, der skal bevare overblikket og systemperspektivet. For nok skal dokumenthåndteringssystemet være så specifikt og opgavenært som muligt, men det skal passe til mange mennesker, processer og projekter og være konsekvent og robust nok til at give mening på tværs af virksomheden.

- Vi skal understøtte forretningen i alle faser, så vi skal skabe systemer, der giver mest mulig værdi på tværs af hele virksomheden, siger Anna Stina Lanne, der har to kasketter på. Den ene handler om oversættelsesarbejdet – brobygningen mellem systemerne og brugerne og udviklingen af systemerne. Det giver hende naturligt en anden kasket, der handler om at få mest muligt ud af systemerne, hvilket man kun opnår, hvis specialisterne bruger systemerne optimalt.

- Jeg er ansvarlig for advanced user network (superbrugernetværk). Det er medarbejdere, der har indsigt i systemerne og i, hvordan de bliver brugt. De videndeler med kollegerne og supporterer andre i at bruge systemerne. Vi holder månedlige skypemøder med netværket, og de får viden om nyeste funktionaliteter, så snart det er klart. Desuden er de en direkte kilde til input om, hvad der er virker og ikke virker, siger Anna Stina Lanne, der på sigt også skal stå for at undervise i systemerne og lave manualer. Hun fungerer også som en »third level service desk«, hvilket betyder, at hun bliver tilkaldt, hvis der er så komplicerede fejl i systemerne, at det kræver kontakt til leverandørerne.

VEJEN TIL ØRSTED
Det var et studiejob i Ørsteds records manager team, der gjorde Anna Stina Lanne bevidst om, at hendes interesse lå i dokumenthåndtering og records management. Herfra blev specialister i dokumenthåndtering sendt ud til vindmølleprojekter. - Ideen om at systematik, struktur og organisering af dokumenter kan betyde, at vi kan samarbejde og videndele på tværs af en kæmpe virksomhed, var lige mig.

- Jeg brugte også BF, fagmagasinet Perspektiv og studievejledningen på IVA (nuværende INF, red.) til at danne mig et overblik over jobmulighederne. Jeg havde tidligere læst fag på arkitektuddannelsen og humangeografi i Sverige, så jeg var opsat på tidligt at finde min retning i studiet. På det tidspunkt udbød det daværende IVA ikke fag i dokumenthåndtering, så Anna Stina Lanne tog en række valgfag på det svenske Mittuniversitet, hvor de har en anden tradition for arkivvidenskab. Da hun blev færdig i 2016 som cand.scient. bibl., ventede der et job i Ørsted, så hun har ikke oplevet at skulle forklare sine kompetencer eller faglighed.

- Mange informationsspecialister før mig har gødet jorden. Man har forstået, at den traditionelle tilgang, hvor en it-afdeling leverer et værktøj og system uden et tæt samarbejde med brugerne, ikke fungerer. - Brugerne er taknemmelige for, at vi lytter til dem, forstår deres behov og kan oversætte det til systemudviklerne. Jeg hører dem sige, at systemerne fungerer så godt, fordi de er så forankrede i forretningen og er tænkt ind i de processer, de skal understøtte, siger Anna Stina Lanne og tilføjer, at hele hendes arbejde ikke kun er teknik og systemer.

- Jeg arbejder også med en metadatamodel og vedligeholder de metadata, som vi bruger. Det handler igen om, hvordan brug af metadata skaber merværdi ved, at erfaringer og viden let kan genfindes og dermed genanvendes.