Gå til sidens indhold

Arbejdsmarked: Skal chefen have en kærlig hilsen?

Skal du skrive mvh eller kh i dine arbejdsmails? Bruge smileys? Og må chefen sende en mail til dig, når du har fri? Vi har bedt en arbejdslivsforsker og en »takt og tone-ekspert« om at komme med deres bud på god mail-adfærd på arbejdspladsen.

Illustration Pernille Mühlbach.
1. Er det i orden, at man mailer til kolleger uden for arbejdstid?
Hans Jørgen Limborg:
Ja, hvis man har aftalt det. Det handler grundlæggende om forventningsafstemning. Der er ikke noget, der er 100 procent rigtigt eller 100 procent forkert i denne her sammenhæng. Selvom vi har haft mails i rigtig lang tid, har vi endnu ikke helt fået greb om det. Derfor er det vigtigt, at man får forventningsafstemt, hvad der er i orden, og hvad der ikke er hos jer. Hvis en leder for eksempel sender mails til medarbejderne en lørdag, forventer han/hun så, at der bliver svaret? Det kan jo godt skabe usikkerhed hos medarbejderne, og det er ikke orden. Men har chefen forinden sagt: »Jeg sidder lørdag eftermiddag og når alt det, jeg ikke har nået i løbet af ugen og sender måske nogle mails, men jeg forventer ikke, at I svarer før mandag«, så er det en anden sag.

Som chef skal man huske, at man sender et signal på den måde – ligesom hvis man altid er den, der bliver siddende til sent på kontoret. Derudover er der også nogle gange, hvor det bare er dårlig stil at maile uden for arbejdstid – for eksempel hvis man sender mails alene for at vise, at man har siddet og arbejdet uden for arbejdstid. En mail skal give mening for modtageren.

2. Hvornår er det ok, og hvornår er det ikke ok at sætte folk cc på en mail?
Gitte Hornshøj:
Det er i orden, når det berører folk arbejdsmæssigt. Det skal ikke være, fordi man vil lægge ansvaret fra sig og senere kan sige til personen »du var sat på cc, så det vidste du da godt«. Og det skal heller ikke være for at vise, at man har arbejdet til sent ud på aftenen. Det skal være en win-win for begge parter.

3. Hvornår skal man svare på en mail?
Gitte Hornshøj:
Der må man lave et regelsæt, der fungerer for én selv. Jeg har det selv sådan, at hvis jeg får en mail fredag sidst på dagen, så må den godt ligge til mandag. Og jeg mener også, at man har lov til at være væk fra arbejde en dag, uden at man skal føle, at man skal tjekke eller svare på de mails, der kommer, og så kan man efterfølgende forklare, at man har holdt fri, og derfor først svarer nu.

Til gengæld synes jeg godt, at folk kan bruge deres autoreply lidt mindre. I dag kan man jo få en autoreply fra folk, der bare lige er i møde. Det er unødvendigt. Mailen er også et af de sidste steder, hvor man har en slags »helle«, inden man svarer. I modsætning til for eksempel Messenger, hvor man kan se, når folk har læst ens besked. På mail har man som modtager mulighed for at lade som om, at man ikke har læst den og dermed svare, når det passer en. Det synes jeg er i orden. Det er jo i den grad stressende, at vi alle kan nås 24/7 på de digitale platforme. Derfor synes jeg også, at det er anmassende, når mailafsenderen beder om en kvittering, når mailen er læst.

”Man kan ikke bebrejde arbejdspladsen, hvis man hele tiden tager sin telefon op af lommen for at tjekke mails, det er ens eget ansvar. Men snak om det. For den teknologiske udvikling er hurtigere, end vi kan få takten og tonen med”.
Forskningschef Hans Jørgen Limborg
4. Er der emner, der ikke egner sig til mail?
Hans Jørgen Limborg:
Ja. Mailen er jo en blanding af en samtale og et brev og kan derfor bruges til mange ting. Men mails bør kun bruges til faktuel kommunikation. For hvis man bruger den som »samtale« og skriver noget, der eksempelvis kan tolkes på, eller hvor der er følelser involveret, så er der risiko for, at man ikke får modificeret, hvad man mener. Hvis man har en rigtig samtale, har den anden person mulighed for at spørge: Hvad mener du? Og kan aflæse dit kropssprog. Den mulighed har man ikke på mail. I stedet begynder modtageren at tolke, hvad han/hun tror, man mener, og svarer ud fra det. Og så kan det blive kompliceret.

5. Må man bruge emojis i arbejdsmails?
Gitte Hornshøj:
Brug af emojis har taget overhånd, og jeg synes personligt ikke, at det hører hjemme i arbejdsmails. Man skal huske, at på en arbejdsplads er der nogle, der har været i firmaet i 40 år, og som ikke ved, hvad emojis er, og hvad de betyder, og dem skal man respektere i stedet for at lade de unge sætte dagsordenen. De ældre medarbejdere skal ikke bruge energi på at sidde og tyde, hvad der menes. Der er også folk, der ikke ser så godt, og så tror de, at de sender en sol, men sender i stedet en sur smiley. Det ender med at blive noget bøvl. Vi har ordene, og dem skal vi bruge. Men det er helt sikkert noget, der kommer til at ændre sig med tiden i takt med, at de ældre går på pension, og de unge bliver ældre.

6. Skal man skrive kh eller mvh?
Gitte Hornshøj:
Det afhænger af, hvor man arbejder, så her er brug for et regelsæt for den enkelte arbejdsplads. »Kh« er jo »kærlig hilsen«, men det er der ikke mange, der tænker over længere. Og som det er i dag, er der også nogen, der synes, at »mvh« virker surt – i gamle dage var det jo virkelig en venlig hilsen, men i dag virker det meget formelt. Så som virksomhed er man nødt til at definere: Hvordan er det, vi skriver sammen?

Jeg kender blandt andet til et advokatfirma, der har ansat en kommunikationsekspert til at finde ud af, hvordan de for eksempel skal skrive til kunderne. Det var noget, der engang var helt styr på – man vidste præcist, hvordan man skrev et privat brev og et forretningsbrev, men i dag er det en løbende proces. Der er ikke længere klare retningslinjer, så man er nødt til løbende at tage stilling og redefinere retorikken, og måden man kommunikerer på, alt efter hvem man er, og hvor man er.

7. Hvem har ansvaret for god mail-takt og tone på arbejdspladsen?
Hans Jørgen Limborg:
Arbejdsgiveren skal sørge for, at der er en virksomhedskultur, når det kommer til mails: At medarbejderne ved, hvad der er rigtigt og forkert og kan sige »sådan er det hos os«. For mails kan blive en stressfaktor. Men man har også et personligt ansvar, så man skal også have sin egen mailpolitik. Man kan ikke bebrejde arbejdspladsen, hvis man hele tiden tager sin telefon op af lommen for at tjekke mails, det er ens eget ansvar. Men snak om det. For den teknologiske udvikling er hurtigere, end vi kan få takten og tonen med.

Om eksperterne
Hans Jørgen Limborg er forskningschef i konsulentfirmaet TeamArbejdsliv, der beskæftiger sig med arbejdsmiljø og desuden adjungeret professor på Roskilde Universitet.
 
Gitte Hornshøj er foredragsholder med emnet takt og tone som omdrejningspunkt. Hun har skrevet flere bøger om emnet, blandt andet bogen: Respekt – Takt og tone og kunsten at omgås andre mennesker.